Orphy CRM CallsDatenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung gilt für die Microsoft-Teams-Anwendung Orphy CRM Calls der Orphis AG. Sie beschreibt, welche Personendaten diese Anwendung und der dazugehörige Dienst bearbeiten, zu welchem Zweck das geschieht und welche Rechte Sie dabei haben.

Diese Erklärung betrifft die Anwendung und den Dienst als Ganzes, nicht die Website der Orphis AG. Für www.orphis.ch gilt die dort veröffentlichte Datenschutzerklärung.

Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für die Bearbeitung der hier beschriebenen Personendaten im Sinne des schweizerischen Datenschutzgesetzes (DSG) ist:

Orphis AG Bleichestrasse 9, CH-9000 St. Gallen
Telefon +41 (0)71 801 92 56
E-Mail info@orphis.ch

Die Bearbeitung richtet sich nach dem DSG und der zugehörigen Verordnung. Soweit die Europäische Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) anwendbar ist, gelten deren Vorgaben zusätzlich.

Geltungsbereich

Diese Erklärung betrifft nur die Teams-Anwendung. Die Bearbeitung der Daten innerhalb von Orphy CRM — also der Kontakte, Firmen, Aufgaben, Opportunities, Offerten, Rechnungen und Notizen selbst — richtet sich nach der Datenschutzerklärung und den allgemeinen Geschäftsbedingungen von Orphy. Die Anwendung ist ein Zugangsweg zu diesen Daten, keine zweite Datenhaltung.

Für die Bearbeitung von Daten durch Microsoft Teams selbst ist Microsoft beziehungsweise die Organisation verantwortlich, die Teams betreibt.

Was gespeichert wird

Die Anwendung führt eine eigene Datenbank. Darin liegt ausschliesslich, was zum Betrieb nötig ist:

Unterhaltung
Wer Anruf-Benachrichtigungen aktiviert, dessen Benutzerkennung und Teams-Unterhaltung werden gespeichert. Nur so kann der Bot bei einem Anruf die Kontaktkarte zustellen. Mit anrufe aus wird der Eintrag gelöscht.
Willkommensnachricht
Damit die Willkommensnachricht nur einmal erscheint, wird nach der ersten Begrüssung die Benutzerkennung gespeichert. Beim Deinstallieren der App wird der Eintrag gelöscht, spätestens aber ein Jahr nach dem letzten Installationsereignis.
Offene Anfragen
Löst ein Befehl eine Anmeldung aus, wird er kurzzeitig zwischengespeichert, um ihn danach fortsetzen zu können. Diese Einträge verfallen nach 15 Minuten.
Anruf-Kennungen
Kennungen bereits verarbeiteter Anruf-Benachrichtigungen werden für wenige Minuten gespeichert, damit dieselbe Meldung nicht mehrfach zugestellt wird.
Anrufe und Karten
Zu einem eingehenden Anruf werden die Kennung der gesendeten Karte sowie die Zeitpunkte von Klingeln, Annehmen und Auflegen gespeichert. Nur so lässt sich die Karte aktualisieren, statt eine zweite zu senden, und die Zeiterfassung kann eine Dauer vorschlagen. Diese Einträge verfallen nach wenigen Stunden. Die Rufnummer wird nicht dauerhaft abgelegt.
Kollegen-Unterhaltungen
Wird ein Eintrag über An Kollegen senden verschickt, wird die Benutzerkennung der Empfängerin, die Kennung der Organisation und die Kennung der persönlichen Unterhaltung gespeichert. Das erspart es, die Unterhaltung bei jedem Senden neu zu öffnen. CRM-Inhalte stehen darin nicht — auch nicht, welcher Eintrag verschickt wurde. Diese Einträge werden gelöscht, wenn ein Jahr lang nichts gesendet wurde.
Server-Protokolle
Der Betrieb erzeugt technische Protokolle über Zugriffe und Fehler. Sie dienen der Verfügbarkeit, der Fehlersuche und der Abwehr von Missbrauch.

Was nicht gespeichert wird

Gesprächsinhalte, Nachrichtentexte und CRM-Daten werden nicht dauerhaft abgelegt. CRM-Abfragen laufen zum Zeitpunkt der Anfrage direkt gegen Orphy und ausschliesslich mit den Berechtigungen der angemeldeten Person. Die Anwendung erweitert keine Berechtigungen: Wer etwas in Orphy nicht sehen darf, sieht es auch hier nicht.

Zugangsdaten und Zugangstokens zu Orphy verwaltet der Token-Dienst von Microsoft; die Anwendung selbst legt sie nicht ab.

Anrufdaten

Bei einem eingehenden Anruf erhält der Dienst von Microsoft Teams die Rufnummer und die Kennung des angerufenen Kontos. Die Rufnummer wird ausschliesslich verwendet, um den passenden Kontakt in Orphy nachzuschlagen, und nicht gespeichert.

Anruf-Benachrichtigungen sind standardmässig ausgeschaltet. Sie werden erst nach der ausdrücklichen Aktivierung durch die betroffene Person wirksam (anrufe ein) und lassen sich jederzeit wieder abschalten (anrufe aus).

Was nach Orphy zurückfliesst

Wird über die Anwendung eine Kontaktnotiz oder ein Zeiteintrag erfasst, wird dieser Inhalt in Orphy CRM gespeichert — mit demselben Konto und denselben Berechtigungen, als wäre er in der Weboberfläche erfasst worden. Es entsteht keine zusätzliche Kopie in der Anwendung.

Beteiligte Dienste

Für den Betrieb sind folgende Dienste beteiligt:

Microsoft Teams und Bot Service
Übermittelt Nachrichten, Befehle und Anruf-Benachrichtigungen zwischen der Anwendung und den Nutzenden und verwaltet die Zugangstokens zu Orphy.
Microsoft Azure
Betreibt die Anwendung und die zugehörige Datenbank.
Orphy CRM (Orphis AG)
Liefert die CRM-Daten und nimmt Notizen und Zeiteinträge auf.

Darüber hinaus werden keine Daten an Dritte weitergegeben, soweit keine gesetzliche Pflicht dazu besteht. Es findet keine Bearbeitung zu Werbezwecken statt und es werden keine Daten verkauft.

Wo die Daten liegen

Die Anwendung und ihre Datenbank werden in der Schweiz betrieben (Microsoft Azure, Region Schweiz). Die unter Was gespeichert wird genannten Daten verlassen die Schweiz nicht.

Die Übermittlung der Nachrichten zwischen Microsoft Teams und der Anwendung läuft über die Infrastruktur von Microsoft. Wo Microsoft diese Daten bearbeitet, bestimmt Microsoft beziehungsweise die Organisation, die Teams betreibt; darauf hat die Orphis AG keinen Einfluss. Findet dabei eine Bearbeitung ausserhalb der Schweiz oder des EWR statt, geschieht dies auf Grundlage der Standardvertragsklauseln oder einer anderen gesetzlich vorgesehenen Garantie.

Aufbewahrung und Löschung

Wird die Anwendung deinstalliert, verliert der Eintrag seinen Zweck und wird gelöscht. Darüber hinaus werden Daten gelöscht oder anonymisiert, sobald der Zweck entfällt und keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht.

Cookies und Auswertung

Die Anwendung setzt keine Cookies und verwendet keine Analyse-, Tracking- oder Werbedienste. Es findet kein Profiling und keine automatisierte Entscheidungsfindung statt. Auch die zur Anwendung gehörenden Seiten — der Hilfe-Tab und diese Informationsseiten — laden keine Schriftarten, Skripte oder Bilder von fremden Servern nach.

Datensicherheit

Die Übertragung erfolgt ausschliesslich verschlüsselt (TLS/HTTPS). Der Zugriff auf Orphy-Daten setzt eine Anmeldung mit einem gültigen Orphy-Konto voraus. Der Bot antwortet ausschliesslich im persönlichen Chat. Wird ein Eintrag an eine Kollegin gesendet, geht nur ein Verweis darauf hinaus — die Daten lädt Orphy erst beim Öffnen, mit deren eigenem Konto und deren Berechtigungen.

Ihre Rechte

Sie haben im Rahmen des anwendbaren Rechts das Recht auf Auskunft über die zu Ihnen bearbeiteten Daten sowie auf deren Berichtigung oder Löschung. Ferner können Sie die Einschränkung der Bearbeitung verlangen, einer Bearbeitung widersprechen und die Herausgabe Ihrer Daten in einem gängigen Format verlangen. Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit widerrufen.

Wenden Sie sich dazu an die oben genannte Adresse. Sie haben zudem das Recht, sich beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) und, soweit die DSGVO anwendbar ist, bei einer zuständigen europäischen Aufsichtsbehörde zu beschweren.

Betrifft Ihr Anliegen Daten in Orphy CRM und nicht die Teams-Anwendung, ist in der Regel die Organisation zuständig, die Orphy einsetzt. Wir leiten Ihr Anliegen auf Wunsch weiter.

Kontakt und Änderungen

Fragen zum Datenschutz beantwortet die Orphis AG unter info@orphis.ch oder +41 (0)71 801 92 56.

Diese Erklärung kann angepasst werden, wenn sich die Anwendung oder die rechtlichen Vorgaben ändern. Es gilt jeweils die auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.

Stand: 12. August 2026