Orphy CRM Calls

Kontakte nachschlagen, das CRM durchsuchen und Notizen erfassen — ohne Microsoft Teams zu verlassen.

Voraussetzung ist ein Orphy-Konto: Der Bot zeigt und schreibt ausschliesslich Daten, für die dieses Konto berechtigt ist. Noch keines? Orphis AG richtet es ein — info@orphis.ch.

Erste Schritte

App hinzufügen. Orphy CRM Calls muss im Mandanten zugelassen sein; darüber entscheidet die Teams-Administration.
Mit Orphy verbinden. Beim ersten Befehl, der CRM-Daten braucht, bietet der Bot die Anmeldung an; anmelden startet sie jederzeit. profil zeigt danach, mit welchem Konto die Verbindung steht, abmelden trennt sie wieder.
Losschreiben. suche Muster AG im direkten Chat mit dem Bot oder über das Orphy-Symbol unter dem Eingabefeld suchen. hilfe zeigt jederzeit alle Befehle.
Anrufkarte einschalten. Einmal anrufe ein senden — erst damit weiss der Bot, in welche Unterhaltung die Karte gehört. Voraussetzung im Mandanten ist Telefonie in Microsoft Teams mit einem Ressourcenkonto, auf das die Anrufe mitgeleitet werden. Ohne diese Einrichtung bleiben Suche, Notizen und Zeiterfassung nutzbar, die Anrufkarte nicht.

Befehle

Der Bot wohnt im persönlichen Chat — dort genügt das Befehlswort, etwa suche Muster AG.

hilfe: Zeigt die Befehlsübersicht als Karte im Chat.
suche <begriff>: Durchsucht Personen, Firmen, Aufgaben, Opportunities, Offerten und Rechnungen. Ohne Suchbegriff erscheint ein Eingabefeld.
telefon <nummer>: Zeigt, wer hinter einer Nummer steckt — mit Kontaktkanälen und offenen Positionen.
notiz: Kontakt suchen und eine Kontaktnotiz in Orphy anlegen. Geht auch direkt über die Schaltfläche auf jeder Kontaktkarte.
anrufe ein: Schaltet die Anruf-Benachrichtigungen ein: bei einem eingehenden Anruf erscheint hier die Kontaktkarte des Anrufers.
anrufe aus: Schaltet die Anruf-Benachrichtigungen wieder ab.
profil: Zeigt, mit welchem Orphy-Konto der Bot gerade verbunden ist.
anmelden: Stellt die Verbindung zu Orphy her. Passiert bei Bedarf auch automatisch.
abmelden: Trennt die Verbindung zu Orphy.

Suche im Nachrichtenfeld

Unter dem Eingabefeld gibt es das Orphy-Symbol. Darüber lässt sich das CRM durchsuchen und ein Treffer als Karte direkt in den Chat einfügen — praktisch, um Kollegen einen Kontakt oder eine Offerte zu zeigen.

Notizen

Auf jeder Kontaktkarte gibt es die Schaltfläche Notiz erfassen. Sie öffnet ein Formular mit Betreff, Notiztext und Stimmung. Gespeichert wird direkt in Orphy, verknüpft mit der Person, der Firma oder beidem.

Die Karte erscheint automatisch bei einem eingehenden Anruf. Unabhängig von einem Anruf führt der Befehl notiz zum selben Formular.

Mandant wechseln

Wer in Orphy für mehrere Mandanten berechtigt ist, sieht mit firma, welcher gerade aktiv ist, und kann ihn wechseln. Der aktive Mandant steht auch auf der Profilkarte (profil).

Der Wechsel gilt für das Orphy-Konto, nicht nur für Teams. Suche, Notizen und Zeiterfassung beziehen sich danach auf den neuen Mandanten — auch in der Weboberfläche.

Zeiterfassung

Neben jeder Notiz-Schaltfläche steht Zeit. Der Dialog ist so weit ausgefüllt, wie es geht: Kontakt, Datum und Startzeit stehen fest. Zu tippen bleiben Titel und Beschreibung. Der Status steht auf Erledigt und lässt sich ändern.

Die Dauer ist geschätzt, nicht gemessen: Teams meldet dem Bot weder das Annehmen noch das Auflegen, gerechnet wird deshalb ab dem Klingeln bis zum Öffnen des Dialogs — der Hinweis über dem Feld sagt es dazu. Wer gleich nach dem Gespräch klickt, bekommt einen brauchbaren Wert. Liegt der Anruf mehr als zwei Stunden zurück, bleibt das Feld leer.

Notiz aus einer Nachricht

Schreibt jemand etwas, das ins CRM gehört, muss es nicht abgetippt werden: Rechtsklick auf die Nachricht › Weitere Aktionen › Als Orphy-Notiz erfassen. Der Text ist bereits eingetragen, es fehlt nur noch der Kontakt — den sucht der Dialog selbst.

Telefon und E-Mail nachschlagen

telefon 078 653 06 38 und email cyril.iselin@orphis.ch zeigen, wer dahintersteckt. Beide suchen gleichzeitig an drei Stellen: an der Beziehung Person–Firma, an der Firma und an der Person. Die Beziehung steht zuerst, weil dort Direktwahlnummern und persönliche Firmenadressen hängen — sie sagt am meisten aus.

Notiz in einem Rutsch

Steht der Notiztext schon fest, spart der Doppelpunkt einen Schritt: notiz muster ag: Kunde will das Angebot bis Freitag. Alles davor ist der Suchbegriff, alles danach der Notiztext — er steht im Formular bereits drin, es fehlt nur noch der Betreff.

Orphy-Links entfalten

Wird ein Link auf einen Orphy-Datensatz in eine Nachricht eingefügt — etwa app.orphy.com/PersonDetail/Details/3282 —, ersetzt der Bot ihn durch die passende Karte. So sehen alle Beteiligten, worum es geht, ohne Orphy zu öffnen. Personen, Firmen, Opportunities, Offerten und Rechnungen werden erkannt.

An Kollegen senden

Auf jeder Kontaktkarte steht An Kollegen senden. Die Auswahl geht an Personen aus der eigenen Organisation; Gäste und externe Konten sind ausgenommen.

Verschickt wird kein Abzug der CRM-Daten, sondern ein Verweis: Name und Art des Eintrags. Die Daten selbst lädt Orphy erst, wenn der Empfänger Anzeigen klickt — mit seinem eigenen Orphy-Konto und seinen Berechtigungen. Wer einen Eintrag im CRM nicht sehen darf, sieht ihn auch über einen Verweis nicht. Arbeitet der Empfänger in einem anderen Orphy-Mandanten, erscheint statt der Daten ein Hinweis — dieselben Kennungen bezeichnen dort einen anderen Eintrag.

Kommt die Meldung, der Kollege habe die App nicht installiert: Ein Verweis erreicht nur, wer Orphy CRM Calls selbst hinzugefügt hat.