Orphy CRM in Teams

Kontakte nachschlagen, das CRM durchsuchen und Notizen erfassen — ohne Teams zu verlassen.

Befehle

Im Chat mit dem Bot genügt das Befehlswort. In einem Kanal oder Gruppenchat muss der Bot zuerst erwähnt werden, also etwa @Orphy CRM suche Muster AG.

hilfe

Zeigt die Befehlsübersicht als Karte im Chat.

suche <begriff>

Durchsucht Personen, Firmen, Aufgaben, Opportunities, Offerten und Rechnungen. Ohne Suchbegriff erscheint ein Eingabefeld.

telefon <nummer>

Zeigt, wer hinter einer Nummer steckt — mit Kontaktkanälen und offenen Positionen.

notiz

Kontakt suchen und eine Kontaktnotiz in Orphy anlegen. Geht auch direkt über die Schaltfläche auf jeder Kontaktkarte.

anrufe ein

Schaltet die Anruf-Benachrichtigungen ein: bei einem eingehenden Anruf erscheint hier die Kontaktkarte des Anrufers.

anrufe aus

Schaltet die Anruf-Benachrichtigungen wieder ab.

profil

Zeigt, mit welchem Orphy-Konto der Bot gerade verbunden ist.

anmelden

Stellt die Verbindung zu Orphy her. Passiert bei Bedarf auch automatisch.

abmelden

Trennt die Verbindung zu Orphy.

Suche im Nachrichtenfeld

Unter dem Eingabefeld gibt es das Orphy-Symbol. Darüber lässt sich das CRM durchsuchen und ein Treffer als Karte direkt in den Chat einfügen — praktisch, um Kollegen einen Kontakt oder eine Offerte zu zeigen.

Notizen

Auf jeder Kontaktkarte gibt es die Schaltfläche Notiz erfassen. Sie öffnet ein Formular mit Betreff, Notiztext und Stimmung. Gespeichert wird direkt in Orphy, verknüpft mit der Person, der Firma oder beidem.

Die Karte erscheint automatisch bei einem eingehenden Anruf und sobald das Gespräch zustande gekommen ist. Unabhängig von einem Anruf führt der Befehl notiz zum selben Formular.

Mandant wechseln

Wer in Orphy für mehrere Mandanten berechtigt ist, sieht mit firma, welcher gerade aktiv ist, und kann ihn wechseln. Der aktive Mandant steht auch auf der Profilkarte (profil).

Der Wechsel gilt für das Orphy-Konto, nicht nur für Teams. Suche, Notizen und Zeiterfassung beziehen sich danach auf den neuen Mandanten — auch in der Weboberfläche.

Zeiterfassung

Neben jeder Notiz-Schaltfläche steht Zeit. Der Dialog ist so weit ausgefüllt, wie es geht: Kontakt und Datum stehen fest, nach einem beendeten Anruf auch die Dauer. Zu tippen bleiben Titel und Beschreibung. Der Status steht auf Erledigt und lässt sich ändern.

Ist das Ende des Anrufs nicht bekannt — etwa weil Teams es nicht gemeldet hat —, bleibt die Dauer leer und der Dialog sagt es.

Notiz aus einer Nachricht

Schreibt jemand etwas, das ins CRM gehört, muss es nicht abgetippt werden: Rechtsklick auf die Nachricht › Weitere Aktionen › Als Orphy-Notiz erfassen. Der Text ist bereits eingetragen, es fehlt nur noch der Kontakt — den sucht der Dialog selbst.

Telefon und E-Mail nachschlagen

telefon 078 653 06 38 und email cyril.iselin@orphis.ch zeigen, wer dahintersteckt. Beide suchen gleichzeitig an drei Stellen: an der Beziehung Person–Firma, an der Firma und an der Person. Die Beziehung steht zuerst, weil dort Direktwahlnummern und persönliche Firmenadressen hängen — sie sagt am meisten aus.

Notiz in einem Rutsch

Steht der Notiztext schon fest, spart der Doppelpunkt einen Schritt: notiz muster ag: Kunde will das Angebot bis Freitag. Alles davor ist der Suchbegriff, alles danach der Notiztext — er steht im Formular bereits drin, es fehlt nur noch der Betreff.

Orphy-Links entfalten

Wird ein Link auf einen Orphy-Datensatz in eine Nachricht eingefügt — etwa app.orphy.com/PersonDetail/Details/3282 —, ersetzt der Bot ihn durch die passende Karte. So sehen alle Beteiligten, worum es geht, ohne Orphy zu öffnen. Personen, Firmen, Opportunities, Offerten und Rechnungen werden erkannt.

Datenschutz in Gruppen

In Kanälen und Gruppenchats antwortet der Bot nur der Person, die gefragt hat. Solche Antworten sind mit „Nur Sie können diese Nachricht sehen" gekennzeichnet.